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DIE HAFENBEHÖRDE DER BALEAREN ZERTIFIZIERT IHR DOKUMENTENMANAGEMENTSYSTEM MIT DER ISO NORM 30301

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Palma, 17/07/2019

Die spanische Normungs- und Zertifizierungsgesellschaft (AENOR), ein Unternehmen für professionelle Dienstleistungen, das für die Zertifizierung in den verschiedensten Bereichen von Unternehmen und Institutionen verantwortlich ist, hat soeben die Hafenbehörde der Balearen (APB) mit ihrer Zertifizierung für ihr Dokumentenmanagementsystem nach der Norm UNE-ISO 30301:2011 ausgezeichnet.

Die APB setzt einen Strategieplan zur elektronischen Verwaltung (2015-2019) um, indem die digitale Transformation vorangetrieben wird, um Verwaltungsvorgänge zu fördern und zu erleichtern. Ziel ist ein komplett elektronischer Betrieb ohne Papierverbrauch und die Schaffung einer elektronischen, vernetzten und transparenten Verwaltung.

Bei dem Übergang zu einer vollständig digitalen Umgebung handelt es sich um eine Herausforderung und um eine Chance zugleich. Um all den Anforderungen gerecht zu werden, entschied sich die APB für die Zertifizierung nach ISO 30301. Diese Norm erkennt die Erfüllung der Anforderungen an, die in Bezug auf festgelegte Richtlinien, Ziele und Prozesse des Dokumentenmanagements sowie deren Bewertung und kontinuierliche Verbesserung gestellt werden, und legt die Anforderungen für die Einrichtung, Implementierung, Aufrechterhaltung und Verbesserung des Managementsystems für Dokumente öffentlicher und privater Organisationen fest.

Digitale Transformation

Die Plattform für Dokumentenmanagement und Archivierung stellt einen Grundpfeiler dar, auf welchem das von der APB vorgestellte Modell zur elektronischen Verwaltung aufbaut. In diesem Sinne wurden Komplettlösungen zur elektronischen Verwaltung eingeführt, wie u.a. der Katalog für elektronische Dienstleistungen oder das Portal für Elektronische Ausschreibungen, mit dem Ziel alle Geschäftsanwendungen in das Dokumentenmanagement-Modell zu integrieren.

In Bezug auf das Dokumentenmanagementsystem (SGD) ist hervorzuheben, dass das SGD nach der Verabschiedung einer eigenen Politik, die auf die vollständige digitale Transformation der Organisation abzielt, in die beiden bereits von der APB zertifizierten Systeme Qualität (ISO 9001:2008) und Umwelt (ISO 14001) integriert wurde, die auf den Prinzipien der Kundenorientierung, Führung, Mitarbeiterbindung, prozessbasierter Ansatz, kontinuierliche Verbesserung, faktenbasierter Ansatz bei der Entscheidungsfindung auf der Grundlage von Evidenz und der Aufrechterhaltung gegenseitig vorteilhafter Beziehungen zu Lieferanten basieren.

Der Erhalt dieses Zertifikats bestätigt das feste und entschlossene Engagement der APB in Richtung digitale Transformation, basierend auf einem leistungsfähigen und wirksamen Management elektronischer Dokumente und Akten, und stellt einen wichtigen Meilenstein auf dem Weg dar, der 2016 begann.

 
 

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